Organiser une convention est une activité qui requiert de grandes compétences organisationnelles : vous devez penser à un événement de campagne, comment organiser les différents moments au cours de la conférence, communiqué avec les gens qui tiendront diverses conférences, et ainsi de suite. Il y a beaucoup de choses à considérer, surtout pour gagner du temps. Dans cet article, nous voulons vous aider et vous suggérer quelques mesures que vous pouvez (et devez) réaliser à l’avance de l’événement et qui se révèleront être nécessaires en préparation de la réunion. Et un peu d’ingéniosité, vous pourrez prendre en main cette convention. Êtes-vous prêt ? Voyons comment…
# 1 Promotion
La première étape pour attaquer est clairement la campagne de promotion qui doit commencer bien à l’avance de la date de l’événement. Si c’est une convention à avec un nombre limité de participants, vous devez calculer le temps afin de permettre aux gens d’obtenir des informations sur les questions et s’inscrire s’ils sont intéressés. Si cependant, il s’agit d’une convention à porte ouverte, c’est une bonne manière d’augmenter le nombre de personnes désireux de participer à la convention. Comme outils et supports de communication vous pourrez utiliser tout ce que vous aimez : du papier à la publicité numérique… En fait, vous pouvez penser à l’impression d’affiches publicitaires à apposer sur la ville, des flyers, invitations et des brochures pouvant être distribués dans les endroits très fréquentés ou à être délivrés dans les boîtes aux lettres de tous les foyers. Vous pouvez créer des événements et faire la publicité de la convention, par les réseaux sociaux, ce qui pourrait être utile d’élargir et de diversifier la cible.
# 2 Matériel pour la convention
Une fois que vous avez pensé à la publicité pour l’événement, vous aurez besoin de faire imprimer des supports qui pourraient être pratique pour cette occasion. Il pourrait être une bonne idée de réaliser des stylos ou des blocs-notes personnalisés : les participants peuvent les utiliser pour noter les informations importantes au cours de la conférence. Vous pourrez faire imprimer sur chaque bloc et chaque stylo le logo de votre organisation avec toutes les références pour être contacté, et de cette manière ce sera également un joli cadeau que les participants pourront ramener à la maison. Quant au bloc-notes, vous pouvez choisir entre le format A4 ou A6 plus courant, maniable, ou le format A5 intermédiaire. Si vous comptez sur Stampaprint.net vous pouvez personnaliser complètement le papier : pour sélectionner l’arrière-plan du papier (rayures, carreaux ou blanc non référencé) et la position du logo et de l’organisation des données.
# 3 Publier un événement
Pendant l’événement, vous pouvez gagner des contacts pour ceux qui apprécient être mis à jour sur les activités de votre organisation et d’autres événements de même nature. Cela vous aidera plus tard, car vous pourrez envoyer par courrier la publicité ou des invitations à d’autres conventions. Les enveloppes personnalisées seront d’une grande aide. Utilisation des enveloppes personnalisées donne également une touche de professionnalisme et d’engagement à l’entreprise.
Voici trois étapes importantes que vous ne devez pas laisser pas à la trappe lorsque vous organisez une conférence ou une série de conférences. Mais ne croyez pas que ces mesures sont suffisantes pour obtenir des résultats impressionnants. Les choses à faire sont nombreuses et nous vous suggérons de faire une liste pour ne rien oublier. Vous avez juste à vous mettre au travail et commencer à préparer J .
(Source de l’image : avisbrugherio.it, centrocongressipadova.it)
